誰しもが一度は経験するであろう、「幹事」。慣れていればいいものの、そうでなければ何から始めたらいいのか分かりませんよね。当日みんなが満足してくれるかどうかも不安なもの。今回は幹事を任されて困っている方のため、幹事の基本から「できる幹事」がやっている準備まで全て教えます。ぜひパーティーを成功させ、一目置かれる幹事になりましょう♪
- パーティー宴会が決まったら幹事がやる準備はこれ！
- パーティー宴会本番！出来る幹事がやってること！
- ここまで出来たら完璧！幹事のプロ！！
１．パーティー宴会が決まったら幹事がやる準備はこれ！
①無料の日程調整ツールを活用する。
まずはパーティー宴会の日程を決めましょう。しかし、一人一人に予定を確認していたら埒があかないですよね。そこでおすすめなのが、「調整さん」「伝助」といった無料の日程調整ツール。web上で候補日を設定すれば、ゲストが参加の可否を入力することができます。幹事が行うのは候補日の設定とURLの送付のみなので、楽に確認が取れます。
②主役の好みと女性への配慮を。
会の成功・不成功を決めるのは、主役の満足度。いくらパーティーが盛り上がっても、主役が満足していなければ意味がありません。主役の好きな食べ物など、好みをあらかじめ確認しておきましょう。
③ 見積書と最低保証額の把握。
最低保証額とは、会場を貸し切る場合に支払わなければならない最低ラインの料金のこと。もし貸切可能人数に達しなくても、この最低保証額を支払えば貸切利用ができるお店もあるので覚えておくといいでしょう。また、幹事は全体の金額がいくらになるのかを把握しておくことも重要です。必ず見積書をもらい、金額を確認しましょう。上長の了解を得るのにもあると便利です。
④必ず人数変更〆切設定＆確認を行う。
日程調整ツールで人数を確認していても、必ずといっていいほど、直前に増減があるもの。大きな誤算を防ぐためにも、必ず出席の変更〆切日を設けましょう。そして〆切後の人数を最終決定としてお店に伝えるといいでしょう。
２．パーティー宴会本番！出来る幹事がやってること！
⑤金銭管理は確実に！
大人数が集まるパーティー宴会では、参加者の支払いの有無で混乱しがち。パーティーの終わりとも慣れば酔っ払いもいますから、お金の徴収は事前に済ませておくか、入店時に行うと良いでしょう。
⑥非喫煙者、お酒が飲めない人へ配慮しよう！
タバコを吸わない人が喫煙者と同じ席になるのは、かなりのストレスを感じるもの。お酒もまた然り。お酒を飲まない人が酔っ払いばかりの席にいるのも落ち着きません。テーブルを分けるなど何かしらの配慮をしましょう。
⑦二次会へのアテンドも欠かさずに。
できる幹事は、二次会の手配も欠かしません。一次会のうちに二次会の人数を確認し、次のお店まで手配できたら完璧！一次会のみの人はサッと帰れますし、二次会へもスムーズに移動できます。
３．ここまで出来たら完璧！幹事のプロ！！
⑧酔いつぶれた人を介抱してあげる。
どんなに注意していても、酔いつぶれる人は必ず出てきます。そんな人の介抱をしてあげるのも幹事の役目。お水を飲ませてあげる、タクシーに乗せてあげるなど、きちんと家に帰れるよう助けてあげましょう。
⑨忘れ物チェックは率先して！
こちらもどんなに注意していようが必ずといっていいほど発生します。参加者が悲しい思いをしないよう、みんなが店を出たあとは幹事が責任を持って会場内の忘れ物をチェックしましょう。
⑩集合写真はあえて翌日に共有！
みんなが揃うパーティー宴会では、写真を撮る機会も多いもの。帰り道や帰宅後、パーティーの余韻に浸りつつ送りたくなってしまいますが……要注意。時間帯も遅いですし、酔った状態では正確な判断能力が欠如しています。公共良俗に反するものや不快な思いをする写真などが含まれているかもしれませんから、理性を持って見れる翌日にチェックするのがベター。そして共有することの確認を取った上で送るのがスマートです。
