「会社の飲み会の幹事を任された。ただでさえ通常業務で忙しいのに、さらに仕事が増えて大変……」。こうした悩みを抱える人は、決してあなただけではありません。貸切会場予約サイト「カシキル」が2018年6月に実施した調査では、働く人の63.7%が「幹事残業」を経験していると回答しました。
結論からお伝えすると、幹事業務が大変になる最大の原因は会場探し・出欠管理・精算といった「終わりの見えない雑務」にあります。そして、その大半は外部のツールやサービスに任せることで大きく圧縮できます。この記事では、調査データで見る幹事残業の実態から、業務の全体像、そして負担を減らす具体的な5つのコツまでを一気に解説します。
【調査データ】幹事の63.7%が「幹事残業」を経験している
まずは、幹事業務がどれだけの負担になっているのかを数字で確認しましょう。以下は、カシキルが働く男女を対象に実施した「幹事残業」に関する調査結果のまとめです。
| 調査項目 | 結果 |
|---|---|
| 幹事残業の経験率（全体） | 63.7% |
| 男性の経験率 | 68.4% |
| 女性の経験率 | 57.1% |
| 1回あたりの残業時間の目安 | 約1〜6時間 |
| 調査主体・時期 | 貸切会場予約サイト「カシキル」／2018年6月 |
このように、3人に2人近くが幹事業務で残業を経験しています。さらに注目したいのは、「残業はしていない」と答えた人も少なくないという点です。実際には細かな雑務が発生しているにもかかわらず、「幹事の仕事は残業に含めない、含めてはいけない」という暗黙の忖度が働いている可能性があります。つまり、表に出ている数字以上に、幹事の隠れた負担は大きいと考えられます。
なお、男女別で見ると男性68.4%・女性57.1%と、性別による差はわずかでした。したがって、飲み会の幹事に関してはほぼ男女平等に役割が分担されている実態がうかがえます。
そもそも幹事業務は何にこれほど時間がかかるのか
幹事の仕事が「残業」になりやすいのは、目に見えるタスク以上に細かな調整が積み重なるからです。実際の幹事業務を準備フェーズごとに分解すると、次のようになります。
| 幹事のタスク | 主な内容 | 負担度 |
|---|---|---|
| 日程調整・出欠管理 | 候補日の提示、参加者の都合のとりまとめ、人数の確定 | 高 |
| 会場探し・予約・交渉 | 条件に合う店の検索、空き状況の確認、見積もり、貸切交渉 | 最高 |
| 予算・会費の設定 | 1人あたりの会費計算、上司・新人の傾斜配分 | 中 |
| 案内・リマインド | 開催案内の作成・送付、前日のリマインド連絡 | 中 |
| 当日の運営 | 受付、進行、挨拶の依頼、会計の精算 | 高 |
| 事後対応 | 立替金の回収、参加者へのお礼の連絡 | 中 |
こうして並べてみると、幹事はまさに「小さなプロジェクトのマネージャー」だとわかります。特に負担が大きいのが会場探し・予約・交渉で、ここだけで全体の体感工数の半分以上を占めることも珍しくありません。やること全体の流れは、飲み会幹事のやること完全マニュアルで詳しくチェックリスト化しているので、あわせて活用してください。
なぜ幹事の仕事は「残業」になりやすいのか｜3つの理由
同じ準備でも、人によって残業になるかどうかが分かれます。その背景には、幹事業務ならではの次の3つの構造的な理由があります。
① 通常業務の合間にしか進められない
幹事業務は本来の仕事ではないため、日中は手をつけにくく、結局は始業前や終業後にずれ込みます。そのため、自然と「残業」として積み上がっていきます。
② 会場や参加者とのやり取りに日中の時間が必要
加えて、会場への電話確認や見積もり依頼は、相手の営業時間内に行う必要があります。さらに参加者からの返信待ちも発生するため、細切れの待ち時間が積み重なり、想定以上に時間を奪われます。
③ 「やり直し」が多く読みが立てづらい
そのうえ、人数の増減や予算の変更、希望日の不一致などで、会場探しや会費計算のやり直しが頻発します。この手戻りこそが、幹事業務を読みにくく、長引かせる最大の要因です。
幹事業務の負担を減らす5つのコツ
では、どうすれば幹事の負担を減らせるのでしょうか。ポイントは「早く動く」ことと「自分でやらない工程を増やす」ことです。今日から実践できる5つのコツを順番に紹介します。
STEP1. 開催の3週間前から動き出す
まずは、できるだけ早く準備を始めましょう。特に人気エリアの貸切会場は1か月前には埋まり始めます。早めに動けば候補が多く、交渉や日程変更にも余裕を持って対応できます。
STEP2. 日程調整と出欠はツールで自動集計する
次に、日程調整は手作業のメール集計をやめ、回答が自動で集計されるツールに切り替えます。これだけで往復の手間が大幅に減ります。具体的なツール選びは、無料で使えるおすすめ日程調整ツール7選を参考にしてください。
STEP3. 会場探しは「一括リクエスト」でアウトソースする
そして、最も時間のかかる会場探しは、自分で1軒ずつ問い合わせるのではなく、条件を伝えてまとめて探してもらう方法に切り替えます。これが負担を減らす一番の近道です。本格的に任せたい場合は、幹事代行サービスという選択肢もあります。
STEP4. 会費はキャッシュレスで事前徴収する
さらに、当日の集金と立替は大きなストレスです。そこで、事前のキャッシュレス徴収に切り替えれば、当日の受付がスムーズになり、精算の手間もなくなります。
STEP5. 案内文・チェックリストをテンプレ化する
最後に、案内文や持ち物・進行のチェックリストはテンプレート化して保存しておきましょう。次回以降はコピーして使い回せるため、2回目からの負担が一気に軽くなります。
一番の時間泥棒「会場探し」はカシキルで丸投げできる
幹事業務の中で最も重く、残業の原因になりやすいのが会場探しです。この工程は、貸切会場予約サイト「カシキル」を使えば大幅に短縮できます。
使い方はとてもシンプルです。エリア・人数・予算・希望日などの条件を伝えるだけで、カシキルが空いている会場を代わりに探し、幹事の立場に寄り添って会場担当者と交渉まで行います。つまり、何軒も電話をかけて見積もりを取り比べる手間が、まるごと不要になります。会場予約の進め方そのものを整理したい方は、団体宴会の予約完全ガイドもあわせてご覧ください。
しかも、会場探し・一括リクエストの利用はすべて無料です。条件を送るだけで複数会場の提案が届くため、忙しい合間でも会場決めを一気に前へ進められます。
幹事業務に関するよくある質問
Q. 幹事残業はどのくらいの人が経験していますか?
A. カシキルの2018年の調査では、働く人の63.7%が幹事残業を経験していました。男性68.4%・女性57.1%で、1回あたり約1〜6時間の残業が発生しています。
Q. 幹事業務で一番時間がかかるのはどの作業ですか?
A. 会場探し・予約・交渉です。条件に合う店を探し、空きを確認し、見積もりや貸切交渉を行う工程は、日中の電話対応も必要なため最も負担が大きくなります。
Q. 会場探しを丸投げできるサービスはありますか?
A. 貸切会場予約サイト「カシキル」なら、エリア・人数・予算などの条件を伝えるだけで、空いている会場を代わりに探して交渉まで代行します。利用は無料です。
Q. 幹事の負担を減らすには何から始めればよいですか?
A. まずは早めに動くこと、そして日程調整と会場探しを外部のツールやサービスに任せることです。この2つで幹事業務の大半を占める雑務を大きく圧縮できます。
Q. カシキルの利用に費用はかかりますか?
A. 会場探しと一括リクエストの利用は無料です。条件を送るだけで複数会場の提案を受け取れます。
まとめ｜幹事業務は「丸投げ」で残業から解放される
調査が示すとおり、幹事残業は多くの人が経験する身近な負担です。しかし、その大半を占める日程調整と会場探しは、ツールやサービスに任せることで大きく減らせます。
特に会場探しは、カシキルに条件を伝えて丸投げするだけで、何軒もの問い合わせから解放されます。次に幹事を任されたときは、ぜひ無料の一括リクエストから始めてみてください。あわせて、会社の飲み会の幹事の決め方と負担を減らすコツや、飲み会幹事のやること完全マニュアルも読めば、準備の全体像がより明確になります。
