飲み会の幹事に初めて任命されて、「何から手をつければいいかわからない…」と焦っていませんか？
幹事の仕事は意外と多く、準備を後回しにしていると直前になって慌ててしまいます。でも、やることを時系列で整理しておけば、誰でも段取りよく飲み会を成功させることができます。
この記事では、飲み会幹事がやることを「2〜3ヶ月前〜当日」まで全てチェックリスト形式でまとめました。このページを保存しておけば、幹事の仕事で迷うことはなくなります。
まず確認｜幹事がやることの全体像
幹事の仕事は大きく3つのフェーズに分かれます。
- 準備フェーズ（2〜3ヶ月前）：日程・会場・予算を決めて参加者に連絡する
- 確認フェーズ（1ヶ月前〜前日）：人数確定・当日の流れを詰める
- 当日フェーズ：スムーズな進行・精算
それぞれを順に解説していきます。
【2〜3ヶ月前】幹事が最初にやること
飲み会の準備は、できるだけ早く動き始めることが大切です。特に人気の貸切会場は数ヶ月先まで埋まっていることも多く、開催の2〜3ヶ月前を目安に動き始めましょう。
日程・人数・予算を決める
まず決めるべきは以下の3点です。
- 日程：参加者の都合が合いやすい日程を2〜3候補出してアンケートを取る（LINEのアンケート機能などが便利）
- 人数：おおよその参加予定人数を把握する（確定は後でOK）
- 予算：1人あたりの会費の目安を決める。飲み放題付きコース込みで3,000〜6,000円が一般的
予算感を先に決めておくと、会場探しがスムーズになります。
会場を探して予約する
人数・日程・予算が決まったら、会場を探して予約します。これが幹事の仕事の中で最も時間がかかる作業です。
1軒1軒電話して確認するのは大変なので、複数の会場にまとめてリクエストを送れる予約サービスを使うのがおすすめです。カシキル（Kasikiru）では、希望の条件を入力するだけで対応可能な会場から連絡が届くため、会場探しにかかる手間を大幅に削減できます。
会場を選ぶ際のポイント
- 最寄り駅からのアクセス（参加者の最寄りに合わせる）
- 貸切か個室か（盛り上がり方や話しやすさが変わる）
- コース料金と飲み放題の有無
- キャンセルポリシー（急なキャンセルへの対応）
参加者に案内を送る
会場の仮予約が取れたら、参加者に正式な案内を送ります。連絡には以下を含めましょう。
- 日時・集合時間・場所
- 会費の目安
- 出欠の返信期限
LINEグループやSlackで一斉送信するのが一般的です。「〇月〇日までに返信お願いします」と期限を明示しておくと、後の集計が楽になります。
【1ヶ月前】詰めの準備
日程と会場が決まれば、あとは細部を詰めていくフェーズです。
出欠・参加費を確定する
案内の返信期限が来たら、参加人数を確定して会場に連絡します。この時点での人数が予約人数の基準になります。
会費の設定ポイント
- 料理・飲み放題の費用に加えて、会場費・消費税・サービス料を忘れずに計算する
- 幹事は事前に多めに集めておくと、当日の精算がスムーズ
- 「1人5,000円、お釣りなしでお願いします」と明示しておくと楽
コース・飲み放題プランを決める
会場によってはコースやドリンクのプランを事前に選ぶ必要があります。
- アレルギーや食事制限がある参加者がいないか確認する
- 飲めない人や未成年がいる場合は、ソフトドリンクのオプションを確認する
- 時間（2時間制か2.5時間制か）も確認しておく
余興・ゲームが必要か確認する
忘年会や送別会など、趣旨がある飲み会の場合は余興や出し物が必要なケースも。1ヶ月前には担当者を決めておきましょう。
- プレゼント交換の有無（予算は1,000〜3,000円が相場）
- ゲームの準備（ビンゴ、クイズなど）
- 余興の担当者とネタ確認
【3日前〜前日】最終確認
前日までに全ての確認を終わらせ、当日は進行に集中できる状態を作りましょう。
会場に人数・アレルギー等を連絡する
確定した参加人数とアレルギー情報を会場に連絡します。多くの会場では、前日までに最終人数の連絡を求められます。確認が漏れると当日に料理が足りない・多すぎるという事態になるので要注意。
当日の流れ・挨拶順番を決める
飲み会を滞りなく進行させるために、当日のタイムラインを作っておきましょう。
飲み会の基本的な流れ
- 開会の挨拶（幹事）
- 上司・代表者による乾杯の挨拶
- 歓談・食事
- 余興・ゲーム（ある場合）
- 中締め（上席者）
- お開き・解散
誰に何の挨拶をお願いするかは、必ず前日までに本人に確認しておきましょう。当日いきなり指名するのはNGです。
挨拶の順番やマナーの詳細については「【幹事向け】失敗しない忘年会の挨拶の順番を紹介」も合わせてご参照ください。
集金方法を確認する
当日の集金方法を事前に告知しておきます。
- 現金集金：当日の混雑を避けるため、受付を設けるか入り口で集めるか決めておく
- 事前振込：幹事の口座に事前に振り込んでもらう（PayPayなど電子決済も便利）
- 割り勘アプリ：Paymo、割り勘アプリなどを使うと精算が楽
【当日】幹事がやること
準備が整っていれば、当日は進行に集中するだけです。
早めに会場入りして確認する
開始の20〜30分前には会場に到着しておきましょう。確認すべきことは以下の通りです。
- 席順（上座・下座が合っているか）
- コース料理の提供時間
- マイクや音響設備の動作確認
- トイレや喫煙所の場所の把握（参加者に聞かれたときのために）
貸切会場の場合は、会場スタッフと当日の進行を簡単に確認しておくと安心です。
開会の挨拶・乾杯の仕切り
参加者が揃ったら、幹事が開会を宣言します。挨拶は簡潔にが鉄則。長くなると参加者が早くビールを飲みたくて白けてしまいます。
開会の挨拶の例文
「みなさん本日はお集まりいただきありがとうございます。それでは〇〇部の飲み会を始めさせていただきます。乾杯の挨拶を〇〇さんにお願いします」
乾杯の挨拶者を指名したら、全員のグラスが揃っているか確認してから乾杯に移ります。
中締め・お開きの段取り
時間が来たら中締めに入ります。
- 中締め（終了30分前ごろ）：上席の方に一本締めや三本締めをお願いする
- お開き：幹事が締めの挨拶をして解散を告げる
- 精算：事前集金していない場合はここで集める
お開きの後は幹事が最後まで残って、会場スタッフへのお礼と忘れ物確認をしてから帰りましょう。
幹事必見｜会場選びで失敗しないコツ
飲み会の成否は会場選びで8割が決まると言っても過言ではありません。
貸切にすべき理由3つ
- 盛り上がりが違う：周囲を気にせず声を上げられる
- 余興・ゲームがしやすい：他のお客さんへの配慮が不要
- 幹事の管理が楽：参加者が会場内で迷子にならない
特に20名以上の飲み会や、イベント性のある飲み会（歓送迎会・忘年会など）では貸切一択です。
会場選びのチェックポイント
- ☐ 最寄り駅から徒歩10分以内か
- ☐ 参加人数に対して広すぎず狭すぎないか
- ☐ 予算内のコースがあるか
- ☐ 貸切・個室対応か
- ☐ 当日のキャンセルポリシーを確認済みか
- ☐ アレルギー対応が可能か
カシキル（Kasikiru）では、エリア・人数・予算を入力するだけで条件に合う会場を一括で探せます。幹事の会場探しにかかる時間を大幅に短縮できるので、ぜひ活用してみてください。
よくある幹事の失敗と対処法
失敗①：直前まで会場が決まらない
→ 対処：人気の貸切会場は数ヶ月先まで埋まっていることが多い。会場探しは開催の2〜3ヶ月前には始めること。
失敗②：参加者から集金できない
→ 対処：「〇月〇日までに振込」と期限を明示。当日集金の場合は受付担当者を別に立てる。
失敗③：挨拶をお願いしていなかった
→ 対処：乾杯・中締めをお願いする相手には必ず前日までに連絡する。
失敗④：時間管理を忘れて延長料金が発生
→ 対処：終了15分前にスタッフに確認。中締めのタイミングを事前に決めておく。
失敗⑤：会計でもめる
→ 対処：会費は端数が出ないようにコースを選ぶか、事前に「5,000円ちょうどで集めます」と告知する。
まとめ｜幹事の準備はスタートダッシュが全て
飲み会幹事のやることをまとめると、以下の通りです。
- 2〜3ヶ月前：日程・人数・予算を決めて会場を予約、参加者に案内
- 1ヶ月前：出欠確定・コース決定・余興の担当決め
- 前日まで：人数・アレルギーを会場に連絡、挨拶順番と当日の流れを確定
- 当日：早めに会場入り→開会・乾杯の仕切り→中締め・精算
一番大変なのは会場探しです。複数の会場に一件一件電話するのは時間がかかりすぎます。
カシキル（Kasikiru）なら、条件を入力するだけで対応できる会場からまとめて連絡が届きます。幹事の負担を大幅に減らせるので、まずは希望の条件を入力してみてください。
