宴会幹事のノウハウ 小山翔太

団体の宴会予約の完全攻略ガイド

幹事の最大の仕事といっても過言ではないのが「お店選び」と「予約」です。
しかし、幹事に慣れていないと何から始めるべきか迷ってしまいますよね。
そこでこの記事では、幹事を任された瞬間からお店の予約完了までにすべきことを徹底解説します！

予約完了までに幹事がすべき4STEP

幹事を任されたら、まずはお店選び……ではありません。実は、その前にすべきことがあります。
まずは予約完了までに幹事がすべき4STEPをチェックしましょう。

1.宴会の目的・条件を確認する

お店選びより先にまず行うべきなのが、宴会の目的の明確化です。忘年会なのか、歓送迎会なのか、それとも接待なのか、宴会の目的をクリアにしましょう。

すると、どのような会場を選ぶべきか自然と絞られます。

また、宴会を行う日程や時間、おおよその参加人数など条件の確認も重要です。いい会場があっても日時が合わなかったり、参加者が入りきらなかったりすれば予約はできません。

幹事を任されたら、宴会の「目的」「日時」「参加人数」を必ず確認しましょう。

2.会場の種類・テイストを絞る

一口に「会場」といっても、居酒屋・レストラン・カフェ・カラオケ・貸切専門会場など、様々なジャンルがあります。どの形態がふさわしいか考える上でポイントになるのが、STEP1で明確にした宴会の「目的」です。宴会の目的を深掘りすると、自然と選ぶべき会場が絞られてきます。

  • 忘新年会
    →賑やかな場所、カジュアルな雰囲気でもOK（おすすめ会場はこちら）
  • 歓送迎会
    →華やかさがある場所、スピーチなどがある可能性もあるため静かな方が良い（おすすめ会場はこちら）
  • 接待
    →やや高級感がある場所、他人に聞かれないように個室や貸切できる方が良い（おすすめ会場はこちら）
  • 交流会
    →話が弾むようなおしゃれな場所、賑やかになる可能性があるため貸切もあり（おすすめ会場はこちら）

ふさわしいテイストがわからない場合、グルメサイトの条件検索で絞ることもできますので、ぜひ活用してください。

3.予約サイトで会場を探す

会場のイメージが決まったら、続いては予約サイトで具体的な会場を探しましょう。

以下のようなグルメサイトを利用すると、お店を探しやすいです。

お店を探す際のポイントは、STEP1と2で明確にした日時や人数、会場のテイストを検索条件に入れること。すると希望日時・希望人数で予約できるお店のみが表示されます。

また、会場を選ぶ際は口コミや評価を参考にすることも重要です。グルメサイトによって評価が異なることもあるため、目星をつけたら複数のグルメサイトで確認するとハズレにくくなります。

▶︎お店選びのコツはこちらの記事で詳しく解説！

4.予約をする

会場を一つに絞ったら、最後は予約です。日時や人数に間違いがないように予約し、会場から折り返しの連絡が来るのを待ちましょう。


予約日時が１ヶ月以上先だったり、参加人数が多かったりするとWEBでは予約できないこともあるため、その場合はお店に直接電話をしてください。

また、「予約サイトで予約が取れる」と言っても、確実に取れるわけではなりませんので、予約後は必ず確認電話をすると安心です。

そして、無事に予約完了したら参加者に連絡をしましょう。その際にお店の名前だけを送るのではなく、お店のHPやグルメサイトの紹介ページ、最寄駅からお店までのアクセスマップも一緒に送ると、より丁寧な印象になります。

予約する前に確認すべきことリスト

団体で宴会を行う場合、事前にお店に確認した方が良いことがあります。特に貸切で宴会を行う場合、以下の点をお店に問い合わせておくと安心です。

会場の設備について

宴会の目的によっては司会進行が必要だったり、サプライズムービーを流したりしたいこともあるでしょう。その場合、会場の設備を事前に確認しておくことが大切です。お店によってはマイクやプロジェクターを完備しており、持参せずに済む可能性があります。

有料で手配してくれるケースもあるため、状況に応じて活用すると良いでしょう。

利用可能時間について

続いて確認しておきたいのが利用可能時間です。例えば2時間のコースの場合、フード・ドリンクの提供は2時間でも、会場自体は3時間利用できるなど、利用時間にゆとりがあることもあります。

2時間のコースで2時間しか使えない場合と、2時間のコースで3時間使える場合では宴会の進行が全く異なるため、事前に確認しておくと安心です。

最低保証金について

最低保証金の有無についても、事前に確認したほうがいいポイントです。



ちなみに最低保証金とは、最低でもお店に払う料金のこと。例えば20名×5000円のコースで最低保証金が10万円と言われた場合、当日の参加者が20名に満たなくても10万円払う必要があるということです。

特にビュッフェスタイルでの貸切パーティーに多いため、きちんと確認しておきましょう。

まとめ

団体宴会のお店選びは、宴会の目的や条件を明確化しておくと失敗しにくいです。焦ってお店を探す前に、まずは宴会の概要をクリアにしてからお店選びに取り組んでくださいね。

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