これでバッチリ!パーティ準備のコツ

幹事さん必見!パーティを成功させるには?

今までイベントやパーティの幹事経験があまり豊富ではない、という方にとって、パーティの企画は手も足もでない状態でしょう。

急に幹事を任され、何から準備をしたらよいのかと不安な幹事さんも、これから紹介する「幹事のポイント」を知っておけば大丈夫です。

この機会に、パーティを成功させて一目置かれる存在になりましょう!

開催日時を決める

この機会に、パーティを成功させて一目置かれる存在になりましょう!

出欠を取る

まずは出欠をとり、参加者が何人いるのかを調べ、エクセルなどを使って表にまとめておきましょう。

また、出欠を聞く際、告知のやり方1つでパーティの魅力が変わります。テキストだけでなく、「どんなパーティにするか」という趣旨やイメージが伝わるように、写真とともに簡単なフライヤーを作ってみてもよいかもしれません。

予算をたてる

食事代にパーティでの必要経費(会場代、景品・小道具代など)を加えて割りましょう。ある程度多めに集めておくと、万一足が出てしまった場合も安心です。余ったお金は返金するか、二次会費用に充てましょう。

普通の会社の飲み会であれば、1人5000円が目安です。あまり高い金額に設定してしまうと、特に若い人が参加しづらくなってしまいます。

会場を抑える

会場選びがパーティ成功のカギを握っています。

パーティであれば、個室や貸切などで周囲を気にせず盛り上がれる会場を調べてみてはいかがでしょうか。

今はたくさんのグルメ評価サイトや飲食店予約サイトがありますが、パーティをするにあたっては、お店の人が親切に相談にのってくれるようなお店を会場に選ぶとよいでしょう。

「なにか困ったことがあっても気軽に相談できる」ようなお店がベストです。『カシキル』では、お店のオーナーの情報も掲載されているので、どのようなことを大事にしているのかが分かると思います。

時間があればお店にアポを取って下見に行きます。この機会に、お店の人と仲良くなっておきましょう!

料理を選ぶ

会場が決まったら、予算に応じた料理を選びます。その際、参加者のことをイメージしながらお店の人と相談しましょう。若い人が多いならガッツリしたメニューを、女性が多いのであればヘルシーなメニューや写真映えするような料理、デザート付きコースが喜ばれます。

また、参加者が増えれば増えるほど、全員が満足するメニューにするのは難しいものですが、事前に参加者(主役がいればその人)のアレルギーや苦手な食べものを調査しておいて、極力配慮するようにしましょう。

その他、お店に確認しておくとよいこと

「プランや発生する料金の再確認」「開始や終了が遅れる場合の対応について」「人数変更の連絡の期限や、キャンセル料金の有無」などは予約の時点で事前に確認しておくのが安心です。

席順を決める

席決めは、多くの人にパーティを楽しんでもらうために非常に重要です。たとえば、盛り上げ役をバランスよく配置したり、あまり仲が良くない人が隣り合わないようにしたりするなどの細やかな配慮は、実は幹事の腕の見せ所です。

段取りを決める

誰が乾杯をするか、誰が挨拶をするかなどの段取りを決めましょう。パーティであれば、サプライズやビンゴ大会などのメインイベントを設けましょう。

イベントに応じて小道具などを用意します。例えば、ビンゴ大会の景品やサプライズで使う花束、ものまねの衣装や小道具などです。

盛り上げ役といい連携を

主役に花を持たせながら、パーティを盛り上げるのも幹事の役割です。盛り上げ役には、パーティの流れや拍手のタイミングを事前に共有しておき、協力を仰ぎましょう。あなた一人で盛り上げるのは大変ですが、何人かに協力してもらうと気張らずに済みます。

直前になったらリマインドを

パーティの2~3日前になったら、最終連絡を参加者に流します。パーティの詳細も再度伝え、お店へのアクセス方法を詳しく載せておきます。また、当日の緊急連絡先として自分の連絡先を入れておくとよいでしょう。

写真を撮っておこう

パーティの最中は、どうしても会の進行などが気になってしまいますが、写真を撮っておくのもお忘れなく。写真を撮っておけば、パーティが終わった後も振り返ることができますし、SNSに載せたいという人も喜びます。

集金のポイント

会が進行してしまうと、なかなか集金するタイミングも難しく、確実に集めるのが困難になります。出来れば前日までに、遅くとも会場に到着した段階で集めるように心がけましょう。

また、ほとんどの参加者が二次会に参加する場合は、二次会の費用も一緒に集めておくとベターです。

料理を選ぶ

いかがでしたか。このように、幹事というのは色々なことに気を配らなくてはなりませんが、決して気負わず、もし協力してくれる人が見つかれば、そのような人を巻き込んでいきましょう。

パーティが始まって、参加者が楽しそうにしてくれれば、それだけでやりがいを感じるものです。ここは幹事が一肌脱いで頑張りましょう!